A

A

R

R

ÁBASZENTANDRÁSI

ÁBASZENTANDRÁSI

E

E

VANGÉLIKUS

VANGÉLIKUS

 E

 E

GYHÁZKÖZSÉG

GYHÁZKÖZSÉG

I

I

RATKEZELÉSI

RATKEZELÉSI

 S

 S

ZABÁLYZATA

ZABÁLYZATA

1. fejezet

Általános szabályok

1.§

Az   egyházközség   iratanyagához   fűződő   ügyviteli   és   levéltári   szempontok   biztosítása

érdekében az iratkezelés szabályozott keretei között gondoskodni kell az iratanyag

a.) rendszerezéséről
b.) nyilvántartásáról

c.) biztonságos megőrzéséről

2.§

Az Egyházközség iratkezelése, az iratok elhelyezése a Lelkészi Hivatalban történik.

3.§

Az Egyházközség irattárában elhelyezett iratokat kölcsönadni nem lehet, azokról indokolt

esetben a gyülekezeti lelkész engedélyével az igénylő költségviselése mellett másolat készíthető.

2. fejezet

Fogalmi meghatározások

4.§

Iratnak   kell   tekinteni   mindazon   levelet,   levelezőlapot,   elektronikus   levelet,   táviratot,

telefaxot, megbízást, kérelmet, utasítást, jelentést, jegyzőkönyvet és feljegyzést, amely

a.) az Egyházközség címére érkezik
b.)   az   Egyházközség   ­működése   során­   gépi   adatfeldolgozással,   gépírással,   kézírással   vagy

sokszorosítással készít,

c.) az intézkedések során készülnek, valamint

d.) minden olyan dokumentumot, amelyet állami vagy egyházi jogszabály, illetve egyházközségi

szabályzat annak minősít.

5.§

Az anyakönyvek az Egyházközség legnagyobb eszmei értékű iratai. Kezelésükről és 

vezetésükről a lelkész gondoskodik.

6.§

Irattári   anyag   a   4.§­ban   felsorolt   események   során   keletkezett   és   rendeltetésszerűen   az

irattárban tárolt iratok összessége.

7.§

Iratkezelésen   az   iratok   átvételét,   érkeztetését,   iktatását,   sokszorosítását,   szétosztását,

továbbítását, és irattározását értjük.

8.§

Az iratkezelés rendjéért, valamint az irattári tervben foglaltak megtartásáért a gyülekezeti

lelkész a felelős.

3. fejezet

Az iratok átvétele

9.§

Postai úton az Egyházközség címére érkezett küldeményeket a Lelkészi Hivatal vezetője

veheti át, távolléte esetén a pénztáros.

10.§

A   küldemények   átvételekor   meg   kell   győződni   azok   épségéről.  Hiányos,  sérült  vagy

felbontott  küldeményekre rá kell vezetni a vonatkozó jelzésű záradékot dátummal és aláírással
ellátva.

4. fejezet

Pénz és egyéb küldemények átvétele

11.§

Az Egyházközség részére érkezett pénzt a lelkész vagy a pénztáros veheti át.

12.§

Az   Egyházközség   részére   érkezett   értékküldeményt,   utánvételes   csomagküldeményt   a

Lelkészi Hivatal vezetője veheti át, távolléte esetén a pénztáros.

13.§

A postai küldeményből előkerülő készpénzt, illetve egyéb értéket az iktatókönyvbe zöld

tintával kell bevezetni: év, hó, nap, a feladó neve, címe, érték összege, a könyvelési bizonylatok

száma. A készpénzt haladéktalanul el kell helyezni az Egyházközség házipénztárában és annak
bevételi pénztárbizonylatát az irat mellékleteként kell kezelni.

5. fejezet

Az iratok iktatása

14.§

Az átvett iratokat érkeztetői bélyegzővel kell ellátni, amelynek tartalma:

a.) az érkezés kelte,

b.) évenként 1­ről indított folyamatos iktatószám,
c.) ügyintéző

d.) irattári tételszám

15.§

Az Egyházközséghez érkező iratokat a beérkezés napján, az ott keletkező (kimenő és belső)

iratokat a feladás napján közös iktatási rendszerben kell rögzíteni.

16.§

Iktatni kell a beérkező iratokat, táviratokat, elektronikus leveleket, kimenő leveleket, belső

feljegyzéseket, jelentéseket, jegyzőkönyveket. Nem kell iktatni:

a.) a tömeges, jogkövetkezményekkel nem járó

b.) a sajtótermékeket, az előfizetett hivatalos és szaklapokat.

17.§

Az iratok iktatandó adatai a következők:

a.) az irat mozgásának napja

b.) az irat mozgásának iránya
c.) adathordozó típusa

d.) iktatószám
e.) feladó, címzett

f.) tárgybesorolás
g.) megjegyzés

h.) irattárba helyezés dátuma és tételszám

18.§

Az iktatókönyv rovatainak kitöltése után törlés nem engedélyezett.

19.§

Az iktatókönyvet év végén záradékkal kell ellátni.

6. fejezet

Irattározás

20.§

Az Egyházközség iratait saját maga által kialakított irattárban őrzi.

21.§

Az iratok őrzése az alábbi kettős tagolásban történik:

a.) folyó ügyek, amelyek ismételt elintézést, gyors visszakeresést igényelnek
b.) napi ügyintézést már nem igénylő iratok

22.§

Az irat ügyintézés utáni helyes és végleges irattári helyére való elhelyezéséért a gyülekezeti

lelkész   felel.   Az   iratok   irattári   helyükön   iktatószám   szerint   emelkedő   sorrendben   irattári
tételszámmal ellátva kerülnek tárolásra.

23.§

Az   olyan   adathordozón   érkezett   iratokról,   amelyek   idővel   veszítenek   információtárolási

képességükből   (pl.   hőpapíros   fax),   másolatot   kell   készíteni,   és  azt   a  másolattal   együtt   kell   az
irattárban elhelyezni.

24.§

Zárható szekrényben kell elhelyezni

a.) az anyakönyveket
b.) egyéb nagy (eszmei vagy tényleges) értékű iratot

7. fejezet: 

Iratkezelés alapelvei

25.§

Az egyházközség irattára a lelkészi hivatalban van. Szabályszerű és gondos kezeléséért a

lelkész a felelős.

26.§

Az iratkezelés körébe tartozik minden irattári anyag, amely jelenleg a gyülekezet tulajdo­

nában van; az Egyházközséghez bejövő vagy onnan kimenő levél; nyomtatott vagy elektronikus

úton  előállított  ügyirat;  sajtótermék;  az  Egyházközség  működése  során  készült  jegyzőkönyvek;
hang­ és képfelvételek; anyakönyvek; jogszabályok, közlönyök, szabályrendeletek stb.

27.§

A napi iratmozgást az iktatókönyvben kell vezetni. A tárgyévet megelőző iratokat archiválni

kell. Különös gonddal kell kezelni és óvni a régi, 50 évnél idősebb iratokat. Ezek közül is kiemelten
kell kezelni és erős falú, biztonsági zárral ellátott (lemez)szekrényben kell tárolni az egyháztörténeti

értékű (muzeális) iratokat.
Iratot kölcsönadni nem lehet, arról csak fénymásolat készíthető a lelkész külön engedélyével.
Könyvet   kölcsönadni   csak   kivételes   esetben,   a   lelkész   engedélyével,   átvételi   elismervény

ellenében lehet.

8. fejezet

Vegyes rendelkezések

28.§

Az  irattározás  rendjét   a  presbitérium  ­beszámolási   kötelezettséggel  rendelkező   bizottság

kiküldésével­ félévente ellenőrizheti.

29.§

Jelen   szabályzatot   az   Egyházközség   közgyűlése  2016.   szeptember   25­én   elfogadta,

rendelkezései 2017. január 1­jétől hatályosak.

Irattári

Ügykör megnevezése

Irattári

Iratok

Levéltári

tétel

őrzési

tárolási

átadás ideje

szám

 /években/

 helye

 /években/

100.

Hivatal átadás­átvétel iratai

N

Lelk.hivatal

101.

Parókia közüzemi változásbe­

5

’’

jelentő iratai, adatlapok

102.

Hitoktatás iratai

5

’’

103.

Szupplikációs iratok

5

’’

104.

Temetési iratok

1

’’

105.

Házasságkötéssel kapcs.iratok

1

’’

106.

Konfirmáció iratai

1

’’

107.

Kereszteléssel kapcs.iratok

1

’’

108.

Lelkészkonferenciák

1

’’

109.

Meghívók

1

’’

110.

Lelkész javadalmazásával kapcs.ir. 5

’’

111. 

Választások iratai /elnökség, 

10

’’

prezsb.gondn,jegyző,pénzt./

112.

Adományok iratai

 3

’’

113.

Felügyelői jelentés

10

’’

114.

Számvevőszéki jelentés, jkv­k

10

’’

115.

Lelkészjelentés

10

’’

116.

Költségvetés, zárszámadás

10

’’

117.

GAS iratok

5

’’

118.

Díjlevél

N

’’

119.

Egyházközségi névjegyzék

N

’’

120.

Választói névjegyzék

N

’’

121.

Prezsbitérium névjegyzéke

N

„”

122.

Bizottságok névjegyzéke

N

’’

123. 

Jelölő és Szavazatsz.Biz.iratai

10

’’

124.

Püspöki iroda beérk.iratai

 5

’’

125.

Nyári táborozás 

 3

’’

126.

Jegyzőkönyvek +mellékletei

 N

’’

/prezsb. közgyülés, jel.ív/

127.

Építési engedélyek, határozatok

N

’’

Irattári

Ügykör megnevezése

Irattári

Iratok

Levéltári

tétel

őrzési

tárolási

átadás ideje

szám

 /években/

 helye

 /években/

128.

Építkezés iratai

15

Lelk.hiv.

129.

Árajánlatok

5

      ’’

130.

Pályázatok és iratai

15

       ’’

131.

Megállapodások

 5

       ’’

132.

Hivatali gépjármű iratai /s.adó,út­

 5

       ’’

vonaleng. Menetlevél/

 5

       ’’

133.

Felszólítások /Apeh és egyéb/

 5

       ’’

134.

Hatósági ellenőrzések /Fü.hat/

10

       ’’

135.

Támogatási szerződés

 10

       ’’

136.

Megbízások /lelk.Püspöki H./

 5

       ’’

137.

Leltározás iratai /jkv,lelt.felv.i./

10

       ’’

138.

Selejtezések jegyzőkönyvei

N

       ’’

139.

Fellebbezések

5

       ’’

140.

Egyháztörténeti dokumentumok

N

       ’’

141.

Iktató könyv

N

       ’’

142.

Postakönyv

N

       ’’

143.

Határozatok könyve

N

       ’’

144.

Szervezeti és Működési Szab.

N

       ’’

145.

Leltározás és Selejt. Szab.

N

       ’’

146.

Iratkezelési és Irattárolási Szab.

N

       ’’ 

147.

Lelkészi Hiv.Működési Szab. 

N

       ’’         

148.

Anykönyvezési Szabályzat

N

       ’’   

149.

Kegytárgyak, múzeális értékű

N

       ’’

eszközök

15O.

Pénztárkönyv

N

       ’’

151.

Pénztári bevét,kiadási bizonyl.

10

       ’’

152.

Nyugta /egyh.fent.jár.befiz./

10

       ’’

154.

Bankszámla terhére kib.csekk

       ’’

155.

Közlönyök

N

       ’’

156.

Folyóiratok

5

       ’’